Uređivanje i oblikovanje radnih stranica

Prilikom unosa podataka u tabele, često se dešava da podrazumijevane širine kolona i visine redova ne zadovoljavaju potrebe korisnika. Stoga je omogućena promjena širina kolona i visina redova. Širine kolona možemo podešavati tako što dovedemo pokazivač miša u traku sa oznakama kolona, tačno na liniju koja označava granicu između dvije kolone. U trenutku kada pokazivač miša poprimi oblik crnog križa sa dvostranom strelicom lijevo-desno, pritisnemo tipku miša i, držeći je pri­tisnutu, pomjerimo liniju koja razdvaja kolone na željenu stranu. Na sličan način mijenjamo i visine redova. Širinu neke kolone, odnosno visinu nekog reda, moguće je smanjiti i na nulu, tako da se taj red ili kolona ne vide na ekranu. Za takav red ili kolonu kažemo da su skriveni. Skrivenu kolonu možemo otkriti tako što u traci sa oznakama kolona pokazivač miša dovedemo ne tačno na liniju koja razdvaja kolone, nego otprilike jedan milimetar desno od mjesta gdje se nalazila skrivena kolona. Pokazivač miša tada poprima oblik. U tom trenutku je povlačenjem miša (uz pritisnutu lije­vu tipku) moguće otkriti skrivenu kolonu. Sličan postupak se koristi za otkrivanje skrivenog reda. Skrivanje kolone odnosno reda, kao i njihovo ponovno otkrivanje, moguće je ostvariti i klikom desnom tipkom miša na oznaku reda odnosno kolone, a zatim izborom naredbi Hide (Sakrij) odnosno Unhide (Otkrij) iz iskočnog menija koji se tom prilikom ukazuje na ekranu.

Za obavljanje raznih operacija nad sadržajem ćelija često je neophodno prethodno označiti jednu ili više ćelija. Označavanje možemo obaviti, slično kao u Wordu, korištenjem tipke Shift zajed­no sa tipkama sa strelicama, ili pritiskom na lijevu tipku miša, a zatim prevlačenjem pokazivača miša preko grupe ćelija koju želimo obilježiti, bez puštanja tipke miša. Na ovaj način ćemo uvijek obilježi­ti samo pravougaoni blok ćelija. Pri tome, jedna ćelija uvijek izgleda kao da nije obilježena, ali to je samo iluzija: Excel na taj način označava aktivnu ćeliju u obilježenom bloku. Excel dozvoljava i obil­ježavanje grupe ćelija koje ne čine pravougaoni blok. Za tu svrhu potrebno je, držeći pritisnutu tipku Ctrl na tastaturi, kliknuti lijevom tipkom miša na svaku ćeliju koju želimo da obilježimo. Da bismo obil­ježili čitav red, dovoljno je kliknuti na oznaku reda. Slično vrijedi i za obilježavanje čitave kolone. Više redova odnosno kolona možemo obilježiti prevlačenjem pokazivača miša preko oznaka redova ili kolona (uz pritisnutu lijevu tipku miša). Ukoliko želimo obilježiti čitavu tabelu, kliknemo mišem na polje koje se nalazi u gornjem lijevom uglu, u presjeku trake sa oznakama redova i kolona. Obilježavanje poništavamo klikom miša bilo gdje unutar radne stranice.

Ukoliko smo, nakon unošenja podataka u tabelu, primijetili da moramo umetnuti nove redove, kolone, ili samo pojedinačne ćelije, to možemo uraditi pomoću naredbi Rows (Retka), Columns (Kolone) i Cells (Ćelije) u meniju Insert (Umetanje). Umetanje redova odnosno kolona možemo obaviti i pomoću naredbe Insert (Umetni) koja se javlja u iskočnom meniju koji dobijamo klikom desnom tipkom miša na oznake redova ili kolona.

Ukoliko želimo da izbrišemo red, kolonu ili grupu ćelija, možemo koristiti naredbu Delete (Izbriši) iz meni­ja Edit (Uređivanje). Brisanje redova odnosno kolona možemo obaviti i pomoću naredbe Delete (Izbriši) koja se javlja u iskočnom meniju koji dobijamo klikom desnom tipkom miša na oznake redova ili kolona. Pritisak na tipku Delete na tastaturi za vrijeme dok je grupa ćelija označena, briše njen sadržaj, bez utjecaja na ostatak tabele, kao i na informacije o tome kako su bili oblikovani podaci unutar ćelija (tako da će novouneseni podaci zadržati isto oblikovanje).

Da bismo premjestili ili kopirali označenu grupu ćelija sa jednog na drugo mjesto, možemo se koristiti naredbama Cut (Izreži), Copy (Kopiraj) i Paste (Zalijepi) iz Edit (Uređivanje) menija, ili istoimenim alatkama na "Standard" traci sa alatima. Alternativno, za premještanje označene grupe ćelija sa jednog na drugo mjesto, možemo dovesti pokazivač miša na rub označenog dijela ćelija. U trenutku kada pokazivač miša poprimi oblik bijele strelice, pritisnemo lijevu tipku miša, i ne puštajući je, odvučemo pokazivač miša na mjesto gdje želimo da prebacimo ćelije, nakon čega možemo otpustiti tipku miša. Na sličan način se može izvesti i kopiranje, samo pri tome treba držati pritisnutu tipku Ctrl na tastaturi.

Ukoliko je potrebno da sadržaj neke ćelije kopiramo u nekoliko susjednih ćelija, potrebno je pokazivač miša dovesti u donji desni ugao ćelije koju kopiramo. U trenutku kada pokazivač miša poprimi oblik velikog crnog znaka plus (+), pritisnemo lijevu tipku miša i, ne puštajući je, prevučemo pokazivač miša preko ćelija u koje želimo da kopiramo vrijednost, nakon čega otpustimo tipku miša. Vidjećemo kasnije da je ovaj postupak od velike koristi prilikom rada sa formulama. Ukoliko isti postupak primijenimo na grupu označenih ćelija koje sadrže različite vrijednosti (npr. 1, 2, 3), Excel će umjesto prostog kopiranja vrijednosti u nove ćelije, pokušati da nastavi započeti niz vrijednosti u nove ćelije (npr. 4, 5, 6, 7, itd.). Ova osobina naziva se samopopunjavanje (engl. autofill). Isti efekat možemo postići i pomoću naredbe Fill u meniju Edit, preciznije pomoću njenih podnaredbi Down, Right, Up i Left (koje preciziraju smjer u kojem se vrši popuna u odnosu na trenutno označene ćelije). Pomoću podnaredbe Series moguće je podešavati kriterije na osnovu kojih Excel vrši samopopunjavanje (u detalje se na ovom mjestu ne možemo upuštati).

Možemo primijetiti da Microsoft Excel sadrži iste menije kao i Microsoft Word, osim što je meni Table u Excelu zamijenjen menijem Data. Također, većina naredbi u ovim menijima su iste ili slične odgovarajućim naredbama Worda. Stoga ćemo na ovom mjestu istaći samo važnije razlike.

File/Print Area (Datoteka/Područje ispisa)— Definira dio radne stranice koji će se štampati. Kako Excelove radne stranice mogu biti ogromne, a obično samo mali njihov dio sadrži korisne podatke, Excel na početku rada podrazumijeva da se štampa samo onaj dio radne stranice koji sadrži ćelije koje nisu prazne. Podnaredbom Set Print Area (Postavi područje ispisa) možemo za dio koji se treba štampati proglasiti prethodno označenu grupu ćelija. Podnaredba Clear Print Area (Očisti područje ispisa) vraća podrazumijevane pretpostavke o površini koja će se štampati.

File/Page Setup (Datoeteka/Postava stranice…)— Omogućava precizno podešavanje izgleda stranice. Mada ova naredba postoji i u Wordu, ona se u Excelu prilično razlikuje. Izbor ove naredbe otvara dijalog sa 4 kartice: Page (Stranica), Margins (Margine), Header/Footer (Zaglavlje/podnožje) i Sheet (List). Kartica Page ima sličnu ulogu kao kartica Paper Size u dijalogu za istoimenu naredbu u Wordu, dok je kartica Margins slična istoimenoj kartici u Wordu. Kartica Header/Footer omogućava ubacivanje zaglavlja i podnožja u Excel dokumente, koje se obavlja drugačije nego u Wordu (o čemu ćemo govoriti kasnije), dok kartica Sheet omogućava da odredimo detalje o tome šta će tačno biti odštampano na papiru, kao i kako će se radna stranica raspodijeliti na više listova papira u slučaju da je sadržaj radne stranice takav da ga je nemoguće odštampati na jednom listu papira. Slika sa desne strane prikazuje upravo izgled kartice Sheet dijaloga za izvršenje naredbe Page Setup.

Header and Footer— Omogućava unošenje zaglavlja i podnožja dokumenta. Isti efekat postiže se izborom kartice Header/Footer nakon pokretanja naredbe Page Setup u File meniju. Nakon izbora ove naredbe, iz padajućih listi Header i Footer možemo izabrati oblik zaglavlja ili podnožja iz spiska unaprijed pripremlje-nih oblika zaglavlja i podnožja. Klikom na dugme Custom Header odnosno Custom Footer, možemo sami definirati svoje zaglavlje i podnožje (što obično treba raditi, jer su unaprijed pripremljena zaglavlja i podnožja uglavnom neprikladna za naše potrebe). Nakon izbora komandi Custom Header odnosno Custom Footer, dobijamo novi dijalog (prikazan na slici lijevo), koji omogućava da posebno odredimo dijelove zaglavlja ili podnožja koji će se prikazivatiu lijevom, središnjem ili desnom dijelu zaglavlja ili podnožja (polja Left section, Center section i Right section). Slično kao u Wordu, i u Excelu je, pomoću odgovarajućih ikona, moguće u zaglavlje ili podnožje umetnuti specijalne elemente kao što su broj stranice, tekući datum, itd. Ne treba da vas zbuni to što će Excel, za razliku od Worda, na mjesto umetnutih specijalnih elemenata upisati izvjesne šifrovane oznake poput "&[Page]", "&[Date]" itd. Ove će oznake, prilikom štampanja dokumenta, biti zamijenjene nji­hovim pravim značenjem.

Insert/Page Break (Umetanje/Prijeloma stranice)— Ubacuje prekid stranice tačno na mjestu iznad trenutno aktivne ćelije. Prekidstranice se kasnije može ukloniti pomoću naredbe Remove Page Break.

Insert/Function (Umetanje/Funkcije)— Ubacuje funkcije u tabelu. O funkcijama ćemo detaljnije govoriti kasnije.

Format/Cells (Oblikovanje/Ćelije)— Omogućava oblikovanje obilježene grupe ćelija. Dijalog za izvršavanje ove naredbe veoma je bogat i sastoji se od nekoliko kartica. Kartica Number (Broj) omogućava podešavanje načina na koji će se prikazivati brojčani podaci. Na primjer, moguće je podešavati broj decimala u prikazu, kao i način prikaza negativnih brojeva. Dalje je moguće podešavati da li treba ispisivati oznaku valute uz broj (ime valute ovisi od regionalnih postavki računara), da li će se brojevi koji nisu cijeli ispisivati kao razlomci ili kao decimalni brojevi, da li će se brojevi ispisivati sa znakom postotka (%), itd. Kartica Alignment (Poravnanje) određuje kako će podaci biti poravnati unutar ćelija. Moguće je podešavati kako poravnanje po horizontali, tako i poravnanje po vertikali. Također je moguće podešavati smjer u kojem se tekst ispisuje unutar ćelija (podržano je čak i koso ispisivanje). Ukoliko uključimo opciju Wrap Text (Prelamaj tekst), dugački tekstovi unutar označenih ćelija automatski će se prelamati u posebne redove unutar ćelija. Ukoliko uključimo opciju Merge Cells (Spoji ćelije), sve označene ćelije će se stopiti u jednu veliku ćeliju, bez utjecaja na izgled ostatka tabele. Kartica Font omogućava podešavanje oblika, veličine, stila i boje znakova koji se ispisuju u ćelijama. Kartice Border (Obrub) i Patterns (Uzorci) omogućavaju crtanje okvira oko obilježene grupe ćelija, kao i njihovo bojenje i sjenčenje.

Format/Row (Oblikovanje/Retka)— Omogućava podešavanje visine redova. Ova naredba sadrži podnaredbu Height (Visina…) koja omogućuje korisniku da unese precizno željenu visinu redova, zatim podnaredbu AutoFit (Samoprilagodi) koja namješta visinu svakog označenog reda da bude tačno onolika koliko je potrebno za prikaz podataka koji su uneseni u odgovarajuće ćelije, te podnaredbe Hide (Sakrij) koja sakriva označene redove i Unhide (Otkrij) koja otkriva redove koji su posljednji put bili sakriveni.

Format/Column (Oblikovanje/Stupca)— Omogućava podešavanje širine kolona. Ova naredba sadrži podnaredbe Width, AutoFit Selection, Hide i Unhide, čije je značenje analogno podnaredbama naredbe Row.

Format/Sheet (Oblikovanje/Lista)— Omogućava podešavanje općih svojstava radne stranice. Ova naredba sadrži podnaredbe Rename za promjenu imena stranice, Hide i Unhide za skrivanje odnosno otkrivanje čitave stranice, i Background za izbor slike koja će biti korištena kao pozadina radne stranice.

Format/AutoFormat (Oblikovanje/Samooblikovanje)— Omogućava automatsko oblikovanje označenog dijela radne stranice u skladu sa nekim od nekoliko desetina unaprijed pripremljenih oblika.

Format/Conditional Formatting (Oblikovanje/Uvjetno oblikovanje…) — Omogućava da neka ćelija automatski promijeni izgled onog trenutka kada se određeni uvjet ispuni. Na primjer, pomoću ove naredbe je moguće postaviti da se sadržaj ćelije oboji u crveno onog trenutka kada vrijednost upisana u ćeliju postane manja od recimo 15.

Tools/Protect (Alati/Zaštita)— Omogućava zaštitu čitave radne knjige ili samo pojedinih radnih stranica od neovlaštenog mijenjanja.

Tools/Validation (Podaci/Vrednovanje…)- Omogućava zabranu unosa u određene ćelije onih podataka koji ne ispunjavaju postavljene uvjete. Na primjer, moguće je zabraniti da se u ćelije koje sadrže podatke o ocjenama unese bilo kakav podatak koji nije cijeli broj od 1 do 5. Ova izuzetno moćna naredba je praktički neophodna za kreiranje proračunskih tablica koje će se profesionalno koristiti.

 Na sljedećoj slici prikazan je uobičajeni izgled "Standard" trake sa alatima u programu Microsoft Excel

Sa gotovo svim ovim alatkama upoznali smo se kroz program Microsoft Word. Stoga ćemo objas­niti samo alatke koje ne postoje u Wordu:

Traka sa alatima "Formatting" u Excelu također ima dosta zajedničkih elemenata sa alatkama koje se javljaju u programu Microsoft Word:

Slično kao u Wordu, sve ove naredbe odnose se na aktivnu ćeliju, ili na grupu označenih ćelija. Objasnimo značenje alatki sa ove trake koje ne postoje u Wordu:

Merge and Center — Spaja sve označene ćelije u jednu veću ćeliju, i poravnava njen sadržaj na sredinu. Dejstvo ove alatke može se poništiti pomoću naredbe Cells u meniju Format, isključenjem opcije Merge cells na kartici Alignment.

Currency — Prikazuje sadržaj ćelija koje sadrže brojeve na način uobičajen u bankarstvu, sa
pripadnom oznakom valute.

Percent Style — Prikazuje sadržaj ćelija koje sadrže brojeve kao procentualne vrijednosti.

Comma Style — Prikazuje sadržaj ćelija koje sadrže brojeve na način uobičajen u bankarstvu,
bez oznake valute.

Increase Decimal — Povećava broj decimalnih mjesta u prikazu sadržaja ćelija koje sadrže
brojeve.

Decrease Decimal — Smanjuje broj decimalnih mjesta u prikazu sadržaja ćelija koje sadrže brojeve.

Dejstvo posljednjih pet navedenih alatki može se poništiti pomoću naredbe Cells u meniju Format.