Grafikoni

Microsoft Excel omogućava da podatke upisane u tablice prikažemo u vidu grafikona odnosno dijagrama, što je veoma praktično ukoliko želimo da izvršimo vizualno uporedivanje različitih podataka iz tablice. Veoma je važno istaći da su grafikoni kreirani u Excelu uvijek dinamički povezani sa tablicom iz koje su kreirani, što znači da će se svaka izmjena podataka u tablici istog trenutka odraziti na izgled svih grafikona kreiranih na osnovu te tablice. Excel posjeduje obilje mogućnosti za rad sa grafikonima, tako da postoje čitave knjige (velike koliko i ovaj kompletan udžbenik) koje su posvećene samo kreiranju grafikona u Excelu. Stoga je jasno da se na ovom mjestu možemo upoznati samo sa osnovnim idejama vezanim za kreiranje grafikona u programu Microsoft Excel.

Postupak kreiranja grafikona u Excelu odvija se kroz niz etapa. Pretpostavimo, na primjer, da želimo grafički da predstavimo podatke o poslovanju tri preduzeća koja smo već razmatrali u toku polugodišnjeg perioda. Prvo što moramo uraditi je da označimo dio tabele koji sadrži podatke koje želimo da prikažemo. Na primjer, možemo se odlučiti da prikazujemo podatke samo za jedno preduzeće, ili samo za jedan mjesec. Mi ćemo se odlučiti da prikazujemo podatke za sva preduzeća u toku svih 6 mjeseci istovremeno na istom grafikonu. Stoga, označimo dio tabele u opsegu ćelija od B2 do H5. Primijetimo da je potrebno da obuhvatimo ne samo brojčane podatke, već i zaglavlje tabele koje opisuje značenje pojedinih redova i kolona. Značenja upisana u zaglavlju Excel će kasnije iskoristiti da obilježi smislenim nazivima pojedine elemente grafikona (ukoliko smo zaboravili da označimo i zaglavlje tabele, Excel će koristiti stereotipna imena poput Series 1, Series 2 itd. za obi­lježavanje grafikona).

Nakon što smo označili željeni dio tabele, potrebno je izabrati naredbu Chart (Grafikona...) iz menija Insert (Umetanje), ili alatku Chart Wizard (Čarobnjak za grafikon) sa "Standard" trake sa alatima. Pokretanje ove naredbe otvara sistem spreg­nutih dijaloga koji se u žargonu nazivaju čarobnjaci (engl. wizard), a čiji je cilj olakšavanje izvjesnih složenijih operacija. Dakle, pokretanje ove naredbe otvara čarobnjaka za kreiranje grafikona (engl. chart wizard).

Prvi dijalog u ovom čarobnjaku, prikazan na slici, omogućava izbor vrste i podvrste grafikona. Za opće namjene najčešće se koriste stupčasti dija­grami (engl. column charts), koji se još nazivaju i histogrami, zatim štapićasti dijagrami (engl. bar charts) i linijski dijagrami (engl. Une charts). Neki dijagrami koriste se isključivo za specifične namjene. Na primjer, kružni dijagrami (engl. pie charts) koriste se kada je potrebno vizualno prikazati kakav je rela­tivni odnos pojedinih podataka prema ukupnoj količini svih podataka (cjelini), dok se XY raštrkani dijagra­mi (engl. XY scatter charts) koriste kada grafički treba prikazati ovisnost nekih redova ili kolona u tablici od nekog drugog reda ili kolone u istoj tablici, kao što je npr. ovisnost visine pojedinih osoba od njihove starosti, ovisnost dužine neke metalne šipke od tem­perature, itd. (za tu svrhu, u tabeli moramo imati označena barem dva reda ili dvije kolone, pri čemu se crtaju dijagrami zavisnosti svih redova osim prvog od prvog reda, ili svih kolona osim prve od prve kolone). Bitno je napomenuti da bez obzira koliko redova ili kolona označili, kružni dijagrami mogu prikazivati podatke samo za jedan red ili kolonu. U slučaju da želimo uporedno prikazivati podatke za više redova ili kolona na istom grafikonu, umjesto kružnih možemo koristiti prstenaste dijagrame (engl. doughnut charts).

Svaki tip dijagrama ima različite podtipove odnosno podvarijante, koji se biraju pomoću istog dijaloga. Tako, na primjer, skoro svaki dijagram ima dvodimenzionalne i trodimenzionalne vari­jante. Treba voditi računa da nije svaka podvarijanta podjednako dobra za svaku namjenu. Tako, na primjer, postoje podvarijante koje su pogodne za uporedivanje podataka po apsolutnom izno­su, dok su druge podvarijante pogodne za uporedivanje podataka po relativnom iznosu, tj. po nji­hovom udjelu u odnosu na cjelinu. Potrebna je izvjesna vještina i iskustvo da naučimo odabrati koji tip grafikona najbolje odgovara za neku konkretnu primjenu. Koraci koji slijede mogu neznatno vari­rati u ovisnosti od toga koji smo tip i podtip dijagrama izabrali. U nastavku teksta podrazumijevaćemo da smo izabrali prvi podtip stupčastog dijagrama.

Nakon što smo izabrali tip i podtip dijagrama, kliknemo na dugme Next, čime prelazimo na sljedeći dijalog čarobnjaka za izradu grafikona (usput, svi čarobnjaci podržavaju povratak na prethodni dijalog, u bilo kojem trenutku, pomoću klika na dugme Back, tako da se uvijek možemo vratiti nazad ukoliko smo nešto zaboravili). Na ovom dijalogu već se prikazuje preliminarni izgled že­ljenog grafikona. Od ovog trenutka nadalje, postupkom kreiranja grafikona je veoma jednostavno upravljati, jer je efekat svake izmjene, koju učinimo u dijalozima, istog trenutka vidljiv unutar samog dijaloga. Pomoću radio dug­madi Rows i Columns možemo birati da li želimo da međusobno uporedujemo podatke razvrstane po redovi­ma (npr. grupirane podatke za tri preduzeća za svaki od šest mjeseci) ili po kolonama (npr. grupirane podatke za svaki od šest mjeseci za svako od tri preduzeća). Pored toga, ukoliko utvrdimo da želimo da uključimo još neke podatke u grafikon, ili naprotiv da isključimo neke podatke iz grafikona, neophodne komande za takve manipulacije (Add i Remove) možemo pronaći na kartici Series istog dijaloga.

Treći dijalog sadrži nekoliko kartica koje su uglavnom vezane za estetsko dotjerivanje grafikona. Sadržaj ovih kartica neznatno varira od vrste i podvrste izabranog grafikona. U našem primjeru, u kartici Titles možemo zadati ime grafikona, kao i nazive X i Y osa grafikona. U kartici Axes možemo birati kako će se i da li će se uopće prikazivati koordinatne ose. Pomoću kartice Gridlines možemo podešavati da li želimo prikaz mreže linija u pozadini grafikona, kao i njena svojstva (ukoliko je želimo). Pomoću kartice Legend određujemo da li želimo da se na grafikonu prikazuje legen­da (tj. objašnjenje šta predstavljaju pojedini elementi grafikona). Ukoliko želimo prikaz legende, možemo birati u kojem dijelu grafikona će se prikazivati legenda. Kartica Data Labels omogućava podešavanje da li želimo da kraj određenih elemenata grafikona budu prikazane i odgovarajuće brojčane vrijednosti ili tekstualne oznake (i ako želimo, na koji način), dok kartica Data Table omogućava izbor da li želimo da se unutar grafikona prikaže i tabela sa odgovarajućim podacima.

Četvrti, a ujedno i posljednji dijalog za kreiranje grafikona, je najjednostavniji: on nam samo nudi izbor da li želimo grafikon kreirati na istoj radnoj stranici (opcija As object in) ili na novoj radnoj stranici (opcija As new sheet). Nakon klika na dugme Finish, traženi grafikon se pojavljuje na rad­noj stranici (dugme Finish se može pritisnuti unutar bilo kojeg od spregnutih dijaloga, a ne nužno unutar posljednjeg). Ukoliko smo sve obavili kako treba, na radnoj stranici pojaviće se histogram koji prikazuje raspodjelu prihoda po mjesecima za tri razmatrana preduzeća.

Na prvi pogled, moglo bi se reći da je ovim proces kreiranja grafikona završen. Međutim, bliže je istini da ovim proces kreiranja grafikona tek počinje. Naime, ubačeni grafikon je moguće naknad­no oblikovati na mnoštvo načina. Prvo što možete primijetiti je činjenica da je upravo ubačeni grafikon označen, što se vidi po crnom okviru koji grafikon ima oko sebe sa 8 crnih kvadratića (hvataljki) u uglovima i na sredini svake strane okvira. Kao što smo već naučili prilikom rada sa Microsoft Wordom, ove hvataljke služe za promjenu veličine objekta, i pojavljuju se samo kada je objekat označen. Kliknete li bilo gdje van okvira grafikona, okvir sa hvataljkama nestaje, čime grafikon više nije označen. Ponovno obilježavanje vršimo prostim klikom na grafikon.

Dok je grafikon označen, u glavnom meniju se umjesto menija Data javlja meni Chart. Ovaj meni sadrži naredbe za naknadno oblikovanje grafikona. Prve četiri naredbe u ovom meniju, Chart Type, Source Data, Chart Options i Location, otvaraju jedan od četiri dijaloga sa kojima smo se susreli prilikom upotrebe čarobnjaka za kreiranje grafikona. Tako, na primjer, ukoliko želite naknad­no da dopišete naslov grafikona, upotrijebite naredbu Chart Options, dok naredbom Chart Type možete naknadno promijeniti tip i podtip grafikona. Veoma interesantna naredba iz Chart menija je naredba 3-D View, koja se koristi samo kod trodimenzionalnih grafikona, i pomoću koje možemo podešavati način, pravac i ugao posmatranja trodimenzionalnih grafikona. Ukoliko želite da izbrišete grafikon, prosto pritisnite tipku Delete na tastaturi u trenutku dok je grafikon označen.

Pored toga što možemo označiti čitav grafikon, mogu se označavati i pojedinačni dijelovi grafikona, što omogućava da se svaki dio grafikona zasebno oblikuje. Na primjer, ukoliko kliknemo na naslov grafikona dok je grafikon označen, oko naslova će se pojaviti okvir sa osam hvataljki, čime zaključujemo da je upravo on označen. Naziv označenog dijela grafikona pojavljuje se u polju sa nazivom ćelije u lijevom dijelu trake formula. Potrebno je izvjesno iskustvo da uvježbate gdje i kada tačno treba kliknuti da bi se označio tačno određeni dio grafikona. Na sreću, postoji i drugi način: nakon što ste označili bilo koji dio grafikona, pomoću tipki sa strelicama na tastaturi možete redom označiti ma koji dio grafikona (ime označenog dijela uvijek vidite u traci formula). Nakon što ste označili željeni dio, možete preći na njegovo oblikovanje. Za tu svrhu, aktivirajte meni Format. Njegova prva naredba uvijek će se odnositi na oblikovanje označenog dijela grafikona (zavisno od označenog dijela, mogu se podešavati različita svojstva). Alternativno, možete dvostruko kliknuti lijevom tipkom miša na označeni dio, ili kliknuti desnom tipkom miša na označeni dio i izabrati neku od naredbi za oblikovanje iz iskočnog menija koji se pojavljuje tom prilikom. Na sljedećoj slici prikazani su neki od grafikona izvedenih iz tablice koju smo razmatrali, nakon obavljenih dodatnih oblikovanja pojedinih dijelova grafikona:

Pored grafikona, u Excelove radne stranice moguće je ubacivati i sve druge vrste slika, kao i crtati vlastite crteže pomoću alatki iz "Drawing" trake sa alatima, na potpuno isti način kao u programu Microsoft Word.