Unos podataka u radne stranice
Na prvom mjestu, moramo naglasiti da postoji mogućnost da objašnjenja koja slijede u ovom odjeljku u vašoj postavci Excela možda neće raditi tačno kako je ovdje opisano, zbog činjenice da je Excel visoko prilagodljiv program u kojem korisnik može podešavati detalje vezane za način unosa podataka. Ukoliko imate problema prilikom unosa podataka (u smislu da vam se javljaju velike razlike u odnosu na objašnjenja koja će biti opisana u nastavku teksta), pokrenite naredbu Options iz menija Tools, i eksperimentirajte sa opcijama na kartici Edit dok ne podesite program da radi u skladu sa vašim očekivanjima (ili, još bolje, zamolite profesora da izvrši potrebna prilagođenja).
Već smo vidjeli da su podaci u radnim stranicama organizirani isključivo kao skupina ćelija. Podatke u ćelije možemo upisivati na različite načine. Najjednostavniji način je da prvo obilježimo ćeliju u koju želimo unositi podatke, a da nakon toga neposredno započnemo unos sa tastature. U tom slučaju se podaci koje unosimo prepisuju preko eventualnog ranijeg sadržaja iste ćelije. Ukoliko želimo samo da izmijenimo neke detalje u ćeliji koja već sadrži unesene podatke, dvostruko kliknemo na ćeliju, čime dobijamo mogućnost da uređujemo podatke koji su već bili uneseni u ćeliju. Alternativno, sadržaj aktivne ćelije možemo uređivati i unutar polja za uređivanje formula (neovisno da li se radi o formuli ili nekom drugom sadržaju) u traci formula.Prilikom unosa podataka u ćeliju, ili uređivanja njenog sadržaja, u traci sa formulama javljaju se i dva dugmeta na kojima je nacrtan crveni križić i zelena kvačica . Klik na križić otkazuje unos ili izmjenu podataka, dok klik na kvačicu prihvaća unos ili izmjenu. Isti efekat postižemo pritiskom na tipke Esc odnosno ENTER na tastaturi. Mada će u velikom broju slučajeva unos ili izmjena biti prihvaćeni čim promijenimo aktivnu ćeliju (npr. klikom miša na novu ćeliju, ili korištenjem tipki sa strelicama), trebate se navikavati da unos podataka uvijek završavate pritiskom na tipku ENTER (ili klikom na dugme sa zelenom kvačicom), inače ćete imati velikih problema prilikom unosa formula.
U ćelije se mogu unositi sljedeći elementi: tekstualni podaci, brojčani podaci, datumski i vremensi podaci, logički podaci, i formule. Tekstualni podaci predstavljaju podatke sa kojima se ne mogu vršiti nikakve računske operacije. To su, na primjer, imena i prezimena, brojevi telefona i, općenito, bilo kakvi podaci koji sadrže proizvoljan tekst. Za razliku od njih, sa brojčanim podacima se mogu vršiti računske operacije. Primijetićete da Excel automatski poravnava unesene tekstualne podatke uz lijevu ivicu ćelije, a brojčane podatke uz desnu ivicu ćelije (kasnije je ova poravnanja moguće promijeniti u postupku oblikovanja tablica). Ukoliko želimo da unesemo neki podatak koji izgleda poput brojčanog podatka, a zapravo je tekstualni podatak, jer se sa njim ne mogu vršiti računske operacije (npr. poštanski broj nekog grada), unos treba započeti sa znakom apostrof (') koji govori Excelu da slijedi tekstualni podatak, bez obzira na njegov izgled. Tako, npr. poštanski broj Sarajeva (71000) treba unijeti kao '71000 da bi ga Excel ispravno shvatio kao tekstualni podatak (ovaj apostrof se ne prikazuje kao sadržaj ćelije).
Prilikom unosa brojčanih podataka treba paziti na nekoliko specifičnosti. Zavisno od regionalne postavke računara na kojem radite (koja se u Windows operativnim sistemima može birati pomoću pomoćnog programa Regional Settings, koji možemo pozvati prvo duplim klikom na ikonu My Computer, a zatim na ikonu Control Panel), za razdvajanje cijelog od decimalnog dijela broja koristi se znak zarez (,) ili tačka (.). Na primjer, u slučaju hrvatske postavke koristi se zarez (npr. 3,15), a u slučaju engleske ili američke postavke znak tačka (3.15). Morate provjeriti koja se varijanta koristi na vašoj postavci. Na primjer, probajte unijeti broj 3,15 sa zarezom. Ukoliko ga Excel prihvati i poravna uz desni rub ćelije, zapamtite da vaša postavka koristi zarez. U suprotnom, za razdvajanje decimala koristite tačku. Negativne brojeve možemo unositi sa znakom minus ispred ili, alternativno, kao broj u zagradi (npr. broj (25) je isto što i broj -25). Brojčani podaci mogu se završavati i znakom "%", npr. 12% (što je zapravo sinonim za broj 0,12).
Datumski vremenski podaci se također unose i prikazuju na način koji izrazito zavisi od regionalnih postavki vašeg računara. Kako se manipulacije sa ovim podacima susreću uglavnom u naprednijim primjenama programa Excel, na njima se nećemo dodatno zadržavati. O unosu formula i njihovoj primjeni govorićemo nešto kasnije.
Prilikom unosa dugačkih tekstova u ćelije, može se desiti da se tekst produži dalje od desnog ruba ćelije. Mada vizualno izgleda kao da je u tom slučaju tekst zauzeo više od jedne ćelije, on zapravo logički pripada samo onoj ćeliji u kojoj je započeo. Ukoliko želimo da pređemo u novi red unutar iste ćelije, umjesto pritiska na tipku ENTER (koja završava unos ćelije) treba pritiskuti kombinaciju tipki Alt + ENTER. Kasnije ćemo vidjeti da je moguće podesiti Excel da automatski vrši prelamanje dugačkih tekstova u posebne redove unutar ćelija.
Ukoliko se uneseni brojčani podatak pretvori u niz znakova "#", to znači da je odgovarajuća ćelija premala da prikaže odgovarajući podatak. U tom slučaju, treba proširiti veličinu ćelije, o čemu ćemo govoriti u narednom odjeljku.