Organizacija dokumenta u Microsoft Excel-u
Kroz nastavu informatike u osnovnoj školi vjerovatno ste se već susreli sa programom Microsoft Excel, ali najvjerovatnije isključivo kao sredstvom za pravljenje lijepo oblikovanih tablica. Na ovom mjestu ćemo se više posvetiti proračunskim tablicama i poslovnom grafikom, što i jeste osnovna svrha ovog programa. Nakon pokretanja programa Microsoft Excel, na ekranu se pojavljuje prozor karakterističnog oblika. Izgled ovog prozora, kao i njegovi osnovni elementi, prikazani su na sljedećoj slici:
Poput Microsoft Worda, Microsoft Excel također podržava pristup orijentiran ka dokumentu, tako da se gornja slika javlja prilikom pokretanja Excela na prazno. Može se primijetiti prilična sličnost sa prozorom koji se javlja nakon pokretanja Microsoft Worda. Kao i u slučaju Worda, moguće je da neki od elemenata nisu prisutni na ekranu. Ukoliko ne vidite prikazane trake sa alatima, možete ih uključiti naredbom Toolbars (Alatne trake) u meniju View (Prikaz), slično kao u Wordu. Traku formula (koja sadrži polje sa nazivom ćelije, dugmad za uređivanje, i polje za uređivanje formula) možete uključiti (ili isključiti) pomoću naredbe Formula Bar (Traku formule), a statusnu traku pomoću naredbe Status Bar (Traku stanja). Obje ove naredbe također se nalaze u meniju View (Prikaz). U nastavku ćemo podrazumijevati da su na ekranu prisutni svi navedeni elementi.
Bez obzira na sličnosti, može se primijetiti jedna velika razlika u odnosu na Microsoft Word. Umjesto praznog "lista papira", Excel u radnom dijelu ekrana prikazuje praznu mrežastu strukturu (tabelu). Dokumenti rađeni u Excelu nazivaju se radne knjige (engl. workbooks). Početno ime dokumenta u Excelu je Book1 (Knjiga1) koje ostaje takvo sve do prvog snimanja dokumenta na disk, kada ćemo morati unijeti i željeno ime dokumenta. Dokumenti rađeni u Excelu automatski dobijaju nastavak na imenu (ekstenziju) .xls.
Svaka radna knjiga podijeljena je na određeni broj radnih listova (engl. worksheets). U jednom trenutku na ekranu se prikazuje samo jedan radni list. Sa jedne na drugu stranicu možemo prelaziti klikom lijevom tipkom miša na oznake radnih stranica koje se nalaze na dnu prozora. U slučaju da imamo mnogo radnih stranica, tako da se sve njihove oznake ne vide istovremeno na ekranu, za izbor radnih stranica možemo koristiti dugmad za izbor radnih stranica, koja se također nalaze na dnu prozora.
Radne stranice na početku rada imaju imena Sheet1, Sheet2 itd (List1, List2, itd). Imena radnih listova možemo promijeniti tako da dvostruko kliknemo na oznaku radne strane i da utipkamo novo ime. Isti efekat možemo postići i pomoću naredbe Rename (Preimenuj) koja se nalazi u iskočnom meniju koji se javlja nakon klika desnom tipkom miša na oznaku radne strane. Da bismo izbrisali radni list, koristimo naredbu Delete (Izbriši) iz istog menija, ili naredbu Delete Sheet (Izbriši list) iz menija Edit (Uređivanje). Novi radni list možemo umetnuti pomoću naredbe Umetanje/Radnog lista, pri čemu se novi list umeće uvijek ispred trenutno aktivog radnog lista. Alternativno, možemo izabrati i naredbu Insert (Umetni…) iz iskočnog menija. U tom slučaj biće nam ponuđen dijalog u kojem možemo izabrati neki od šablona unaprijed pripremljenih izgleda radnih listova. Ukoliko želimo da promijenimo redoslijed radnih listova, ili da kopiramo jedan radni list na više mjesta u radnoj knjizi, možemo koristiti naredbu Move or Copy Sheet (Premjesti ili kopiraj list…) iz menija Edit (Uređivanje), ili naredbu Move or Copy (Premjesti ili kopiraj…) iz iskočnog menija. U oba slučaja dobijamo dijalog koji nas pita da li želimo premještanje ili kopiranje, kao i na koju lokaciju treba premjestiti ili kopirati list.
Svaki radni list podijeljena je pomoću mreže linija na veliki broj redova i kolona (65536 redova i 256 kolona). Kolone su obilježene slovima od A do Z, nakon toga od AA do AZ, zatim od BA do BZ, itd. Redovi su obilježeni brojevima. Oznake kolona vidljive su na vrhu radne strane, a oznake redova sa lijeve strane. Naravno, u jednom trenutku na ekranu je vidljiv samo mali dio radnog lista. Kroz radni list možemo se kretati pomoću tipki sa strelicama i tipki Page Up, Page Down, Home i End, ili pomoću miša, koristeći trake za pomak. Kako je radni list ogroman, lako nam se može desiti da strelicama "odlutamo" na neki prazan dio radog liste, što će nam stvoriti iluziju da smo "izgubili" podatke sa ekrana (oni se zapravo nalaze na nekom drugom dijelu radnog lista, koji trenutno nije vidljiv na ekranu). Međutim, ne treba da se brinemo: oznake redova i kolona uvijek će nam pomoći da se orijentiramo na kojem se dijelu radnog lista trenutno nalazimo.
U presjeku redova i kolona nalaze se polja koja se nazivaju ćelije. U svakom trenutku jedna je ćelija aktivna: to je ćelija oko koje postoji podebljani crni okvir, koji ćemo zvati oznaka aktivne ćelije. Oznaku aktivne ćelije možemo pomjerati pomoću tipki sa strelicama, kao i neposrednim klikom miša na ćeliju koju želimo da proglasimo za aktivnu ćeliju. Možemo primijetiti da su oznake odgovarajućeg reda i kolone kojima pripada aktivna ćelija prikazane istaknuto.
Svaka ćelija dobija ime na osnovu oznake kolone i reda u kojem se ona nalazi. Na primjer, ćelija koja se nalazi u presjeku kolone "C" i reda "8" dobija naziv "C8". Ime trenutno aktivne ćelije uvijek se prikazuje u polju sa nazivom ćelije (engl. Name Box). Pored ovih podrazumijevanih imena (koja još nazivamo i generička imena ili adrese), ćelijama možemo davati i vlastita (korisnička) imena, tako što ćemo kliknuti u polje sa nazivom ćelije i tamo upisati novo ime. Na primjer, ukoliko znamo da će ćelija "C8" sadržavati podatke o prihodu, možemo ovu ćeliju imenovati imenom "PRIHOD", što je lakše zapamtiti za potrebe kasnijeg obavljanja proračuna od nesugestivnog imena "C8". Korisnička imena ćelija moraju se sastojati od samo jedne riječi (bez razmaka), i smiju sadržavati samo slova engleske abecede i cifre (pri čemu prvi i posljednji znak imena mora biti slovo).
Bitno je naglasiti da je mreža linija koja razdvaja pojedine redove i kolone samo fiktivna mreža koja se tipično ne iscrtava na papiru prilikom štampanja dokumenta (mada posebnom opcijom možemo zahtijevati i njeno štampanje). Na papiru se tipično prikazuju samo one linije koje eksplicitno nacrtamo prilikom postupka oblikovanja dokumenta. Fiktivna mreža samo olakšava baratanje sa činjenicom da je svaka radna stranica organizirana kao skupina neovisnih ćelija. Nekada je poželjno isključiti prikaz ove mreže. Za tu svrhu treba pokrenuti naredbu Options iz menija Tools, izabrati karticu View, i isključiti opciju Gridlines. Na ovoj kartici nalazi se još nekoliko opcija za upravljanje izgledom radne stranice na ekranu, pa ukoliko primijetite da vam neki elementi radne stranice nedostaju (poput oznaka redova i kolona), eksperimentirajte sa opcijama na ovoj kartici dok ne podesite željeni izgled.